2023年3月8日，中国驻荷兰大使代表中国正式向《取消外国公文书认证要求的公约》（Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents）（以下简称“《公约》”）保管机关荷兰外交部递交加入书、标志着中国正式加入《公约》，11月7日，《公约》在中国以及其他缔约国/地区之间生效。《公约》是海牙国际私法会议框架下通过的互免成员国间法律公文书认证要求的多边条约。截至目前，《公约》有包括中国在内的126个成员国与地区[1]。

[1]https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

加入《公约》的意义

由于不同国家语言、司法、行政体系不同，在外国形成的公文书通常需要经过所在国或所在地区有具有公证资格的机构和/或人员公证、并经过相关外交部门转递由本国外交部门、领事馆或其他官方机构进行认证才能被本国认可、在本国使用。例如，在《公约》对中国生效以前，外国投资者到中国投资开设公司，外国投资者需向公司登记机关递交经过公证、以及经中国驻该国领事认证的商业登记证謄本等证明文件。《公约》对中国生效后，来自其他缔约国/地区的外国投资者的商业登记证謄本等公文书送中国内地使用，只需根据《公约》办理该国的附加证明书（Apostille），无需办理该国和中国驻当地使领馆的领事认证。因此，加入《公约》，将大大提高出入境公文书的传递效率，对缔约国/地区的外国投资者在中国的经营活动带来很大的便利。

《公约》的适用范围

根据《公约》第一条，《公约》适用于在一缔约国领土内制作，且需要在另一缔约国领土内出示的公文书。下列文书被认为是公文书：

01、与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书，包括由检察官、法院书记员或司法执行员（“执达员”）出具的文书；

02、行政文书；

03、公证文书；

04、对以私人身份签署的文件的官方证明，如对文件的登记或在特定日期存在的事实进行记录的官方证明，以及对签名的官方和公证证明。

实践中常见的公文书包括但不限于国家机关出具的各类司法文书、仲裁文书、行政文书等；个人的结婚证、出生证、授权书、声明书、单身证明、无罪证明、学历证书、资格证书等，公司、法人机构的登记/注册证书、协议书、合同书、授权书等。

《公约》对公文书跨境使用的影响

在传统的国际交往实践中，公文书跨境使用时需要经过一系列官方机构对跨国文书上的签名或印鉴进行验证。但长期以来，公文书跨境使用必须经公证认证给国际往来带来极大的不便。如前所述，在加入《公约》前，一份公文书要跨境使用，一般需要首先经过公证（Notarization）确认合法、真实，再经过领事认证（Legalization）由外交领事机构作为认证机构进行对公证机构签章的真实性以及公证机构的资质进行认证。

通常，领事认证是将文书由在公证机构所在国外交部等机构认证，然后将文书转递文书使用国的使领馆进行认证。比在中国加入《公约》前英国文书送往中国内地使用，应在英国当地办理公证、认证手续后，再由中国驻英国使领馆办理领事认证；中国学生的毕业证、学位证如需在意大利使用，需要由中国外交部和驻华意大利大使馆领事处两处认证。

有的国家/地区的外交机构认证还可能环节更多、更加复杂比如在德国，先要由所在州法院认证签字公证员的身份，再由联邦外交部授权的行政管理局认证州法院签字书记官的身份 这就意味着需要经过三级甚至四级认证。而根据经验，多级认证还涉及文件由认证机构内部进行转递，受到转递程序和转递效率的影响，对需要使用公文书的当事人而言、等待文书认证通常会成为一个相对漫长的过程，有时甚至长达数月，所以领事认证手续繁琐、效率低下一直以来也被称为“连锁认证”而被人诟病。

而在《公约》框架下，《公约》缔约国基于友好互信互免领事认证的繁杂程序，简化为“附加证明书”Apostille及海牙认证的安排，即:

01、缔约国/地区对属于《公约》适用范围内的公文书免予领事认证；即文书不须经其所在国的外交或领事人员证明签字的真实性、签字的人的身份，以及必要时证明文书所用的印章或印鉴的名称。

02、使用附加证明书（Apostille，以下简称“海牙认证”），《公约》规定由文书来源国主管机关签发海牙认证，以证明文书签字的真实性、签字人的身份、及相关印鉴的名称。海牙认证应当按照《公约》规定的范本格式帖在文书上。

需要提醒注意的是，《公约》只免除缔约国/地区之间公文书的领事认证要求，并不免除公文书的公证要求，对于缔约国国内法律要求需要公证的公文书，仍然应按规定办理公证。

《公约》展望

2023年11月7日起《公约》在中国生效，后续配套的法律法规等还有待修改完善，比如民事诉讼中对在中国境内没有住所的外国主体的身份证明类文件以及对域外形成的涉及身份关系的证据等，都要求应当经所在国公证机关证明，并经中国驻该国使领馆认证等，在《公约》生效后，此类认证也应当相应简化。但现行《民事诉讼法》第二百六十四条对于涉外民事主体身份材料等文件要求的规定仍是公证认证的表述，民事诉讼中如何执行《公约》的规定，有待最高人民法院及时作出相应的司法解释和指导。

此外，境外缔约国制作的附加证明书在境内使用有关规定还需要完善，比如诉讼、仲裁涉及的境外公文书作为证据，还需要由最高人民法院等机构下达有关的指导意见才可向下逐步推行，在境内设立外商投资企业需要的股东身份证明、公司营业执照/登记证，等文件的认证要求，还需要有关部门重新调整，指导明确。

实务操作中还要注意：

1、除了126个缔约国/地区，还有很多国家或地区没有加入《公约》，对于非缔约国/地区的公文书跨境使用，仍无法免除领事认证要求。

2、根据《公约》第12条，如果在六个月内有缔约国对中国的加入提出反对，则《公约》不在中国和该反对国之间生效。因此，由于印度对中国加入《公约》提出异议，《公约》在中国与印度之间不生效。

3、《公约》也不在我国与未经我国承认为主权国家的缔约方之间生效，我国大陆与我国香港特别行政区、澳门特别行政区、台湾地区之间的公文书的认证仍需按照现行的规则进行。

中国加入《公约》将是扩大涉外文书流转，扩大开放的重要举措，将进一步促进对外开放市场、吸引外商投资、助力对外投资，为跨境服务、跨境投资、跨境争议解决涉及域外证据的使用带来便利。